Как развивается бухгалтерский учет для первого в мире облака

Рост числа более мощных облачных учетных сервисов меняет способы управления финансовыми ресурсами как бухгалтеров, так и клиентов, которых они обслуживают. Сетевое программное обеспечение влияет на предприятия любого размера, но обеспечивает еще большую ценность для малых и средних предприятий (SMB) и индивидуальных предпринимателей, которые получают больший доступ к учетным и финансовым инструментам, чем когда-либо прежде, для оптимизации своего бизнеса.

Облачный поставщик бухгалтерских услуг AccountantsWorld использует этот технологический сдвиг для повышения производительности бизнеса за счет кредиторской и дебиторской задолженности, бухгалтерского учета, инвентаризации, отчетности и расчета заработной платы, с философией передачи власти в руки бухгалтеров и позволяя владельцам малого бизнеса беспокоиться о бизнесе вместо. В 2003 году AccountantsWorld продал свой бизнес налогового программного обеспечения Thomson Reuters и переключил свое внимание исключительно на создание облачных решений для бухгалтеров. По словам доктора Чандры Бхансали, соучредителя и генерального директора AccountantsWorld, в настоящее время компания обрабатывает 30 000 платежных ведомостей в год.

PCMag поговорил с Bhansali о том, как облачные решения изменяют способ ведения бухгалтерского учета и малого и среднего бизнеса, технологические тенденции, влияющие на отрасль, и как развивающиеся возможности для мобильных устройств и проблемы безопасности формируют будущее бухгалтерского учета.

PCMag: Какие проблемы с бухгалтерией вы решили решить с помощью облачных технологий и Интернета?

Д-р Чандра Бхансали: Мы спрашивали себя, какие проблемы мы можем решить, используя возможности Интернета? Мы поняли, что он предлагает огромные возможности, которых нет у десктопа. Одна вещь, которую мы заметили, заключалась в том, что начисление заработной платы - это, по сути, бухгалтерская функция, поскольку она связана с налогами, но в то время очень немногие бухгалтеры предлагали услуги по начислению заработной платы. Вы должны быть на 100 процентов точными и своевременно выполнять требования, в противном случае существуют жесткие штрафы. У бухгалтеров не было инструментов для этого, поэтому они использовали для направления всех зарплат своих клиентов в такие службы, как ADP и Paychex Accounting Online.

Мы сказали, что это не имеет смысла. Мы поняли, что должны быть в состоянии создать мощный процессинговый центр и использовать серверы за долю от стоимости использования мэйнфрейма. Таким образом, мы создали самый первый облачный центр обработки заработной платы для бухгалтеров и предоставили нашим клиентам доступ в Интернет к нему еще в 2004 году. Теперь они могут использовать его, чтобы предлагать своим клиентам высокорентабельные услуги по выплате заработной платы, а программное обеспечение делает все за сцены для них: прямой депозит, налоговый депозит и подача налоговых форм, а также формы W2, W3 и 1099 точно и в срок. Все бухгалтеры и клиенты должны сделать, это ввести данные. Для многих бухгалтеров это стало одной из их самых прибыльных услуг. Итак, мы изменили парадигму обработки заработной платы с помощью облака; поставщики решений для расчета заработной платы последовали их примеру, теперь предлагая некоторые виды бухгалтерских инструментов.

Помимо этих непосредственных вариантов использования, какие другие технологические тенденции влияют на отрасль?

Бхансали: Тенденция действительно к интеграции в облаке для всех этих услуг, которые предприятия и бухгалтеры используют на ежедневной основе. У бухгалтеров теперь также есть инструменты для того, чтобы взять на себя многие из этих вспомогательных функций, чтобы помочь малым и средним предприятиям делать то, что они делают лучше всего, и более эффективно управлять своим бизнесом и управлять им. Это сочетание этих факторов. Я вижу самый значительный рост производительности в сегменте малого бизнеса.

Технология имеет тенденцию к тому, чтобы дать бухгалтерам возможность предлагать своим клиентам комплексные услуги. Речь идет о заполнении всех ссылок или компонентов, отсутствующих в этой цепочке. В настоящее время управление бизнес-процессами (BPM) является областью роста. Насколько эффективно бухгалтеры могут управлять этим? Так, для малого бизнеса большая часть бухгалтерского учета до сих пор была сделана своими руками (сделай сам). Клиенты будут что-то делать с их стороны, а бухгалтеры будут убирать это. Происходит серьезный сдвиг в сторону «не делай сам» (DDIY). Вместо этого работайте со своим бухгалтером. Мы уже видим платежную ведомость, которая была отобрана у бухгалтеров и возвращалась через облачное программное обеспечение. Не только для бухгалтеров, но и для всех других поставщиков услуг количество времени, затрачиваемого на работу в бэк-офисе для владельцев и сотрудников малого бизнеса, резко сокращается, поскольку они получают возможность переложить работу на бухгалтеров.

С точки зрения бухгалтера и клиента, как облачные решения меняют способ ведения бизнеса?

Бхансали: Крупные бюро по выплате заработной платы не дают бухгалтерам одинаковый уровень эффективности и продуктивности, а платят клиентам много. Теперь бухгалтеры, которым они доверяют больше всего и с которыми они имеют отношения, могут предложить своим клиентам малого бизнеса настраиваемую услугу начисления заработной платы с минимальными затратами и с интеграцией между системами учета и начисления заработной платы для обеспечения прямого и безопасного потока данных.

В системах бухгалтерского учета одной из основных проблем является ведение бухгалтерского учета клиентов. Несколько лет назад я разговаривал с моим другом из CPA, который размышлял над одним из своих клиентов, которому он сказал никогда не вводить ничего после того, как закрыл книги. Клиент добавил еще одну запись, и все вышло из баланса. Он сказал, что потратил от 20 до 30 процентов своего времени, чтобы исправить беспорядок, который создают эти малые предприятия, когда они не имеют представления о бухгалтерском учете и не должны иметь доступа. Мы начали спрашивать бухгалтеров и обнаружили, что такого рода ведение бухгалтерского учета является огромным препятствием. Если вы посещаете какую-либо бухгалтерию или конференцию CPA, одним из самых посещаемых сеансов всегда является бухгалтерия. Чтобы решить эту проблему, мы используем облако, чтобы дать сдвиг, чтобы дать бухгалтерам больший контроль, чем системы, предназначенные для использования самими клиентами малого бизнеса. Мы дали бухгалтерам возможность настраивать системы и разрешения для каждого отдельного клиента.

Предполагается, что бухгалтеры являются важными бизнес-консультантами для своих клиентов, но до сих пор они не могли эффективно выполнять эту роль для малых предприятий. Таким образом, для сантехника, который ничего не знает о бухгалтерии, бухгалтер предоставит им доступ только к выписыванию чеков и вводу кассовых чеков; это все, о чем они должны беспокоиться. Если клиент является бухгалтером, он может предоставить им доступ к кредиторской и дебиторской задолженности и многое другое. На протяжении многих лет это развивалось, потому что бухгалтерский учет на стороне клиента является ненужным злом для малого бизнеса. С помощью этих облачных систем бухгалтеры могут взять на себя полную бухгалтерскую работу.

Около года назад мы представили приложение, позволяющее клиенту сфотографировать счет, который поступает прямо в систему для оплаты. Интеграции действительно являются ключевыми, потому что они также могут подключить это к клиентскому веб-порталу и системе управления документами. Таким образом, счет-фактура попадает прямо в нужную папку в системе управления документами, и в то же время любые платежи и транзакции по кредитным картам можно сканировать и идентифицировать. Когда бухгалтеры входят в систему для записи платежа, отображаются все транзакции. Также есть интеграция с более сложными системами оплаты счетов, системами учета времени и выставления счетов, системами учета времени и посещаемости и поставщиками 401 тыс. Мы также создаем открытый API для интеграции практически со всем.

Пользователями программного обеспечения для облачного учета могут быть малый бизнес и обслуживающая их бухгалтерская фирма или крупный корпоративный бизнес с собственным бухгалтерским отделом. Как эти варианты использования различаются или нет?

Бхансали: Что происходит с этими решениями, так это то, что в них встроено много аналитических инструментов. Малым предприятиям нужны консультации на уровне финансовых директоров, но у компаний среднего и крупного бизнеса есть свой собственный отдел бухгалтерского учета и возможности в своей системе для проведения такого рода аналитики. Финансовые директора и руководители, чтобы обеспечить вклад. У малого бизнеса этого нет. Таким образом, в облачных решениях, где бухгалтеры работают с оперативными данными и имеют инструменты для их анализа, бухгалтеры могут выполнять такую ​​функцию финансового директора для небольших предприятий. Все дело в том, чтобы помочь бухгалтерам использовать облако, а программное обеспечение предоставляет бухгалтерам (и, соответственно, малым предприятиям) возможности, которые они не могли себе позволить раньше.

Как влияет рост мобильных компьютеров на учет в облаке?

Бхансали: Смартфоны определенно меняют способ ведения бизнеса. В частности, для бухгалтерских фирм, занимающихся индивидуальной практикой, одной из причин, по которой они никогда не делали начисления заработной платы, было то, что если бы они были в отпуске, скажем, у них не было никакого способа получить к нему доступ. Теперь с помощью мобильных приложений для учета и начисления заработной платы они могут делать это из любого места. Наше приложение имеет очень простой экран для мобильного ввода данных. Также есть возможность сканировать счета и чеки, и другое мобильное приложение, над которым мы работаем, - это расходы сотрудников, чтобы они могли сфотографировать свои квитанции для расходных счетов.

Другой важный аспект мобильного телефона для бухгалтеров и клиентов - оповещения. Для каждого бизнеса существуют пороги. Некоторые могут установить, что, если дебиторская задолженность превышает 50 000 долларов, это проблема. Для крупного бизнеса, может быть, это 300 000 долларов и то же самое для кредиторской задолженности или наличных в банке. Бухгалтеры могут установить пороговые значения для всех этих важных бизнес-драйверов для своих клиентов, и, когда пороговые значения превышены, бухгалтер может установить предупреждение, чтобы сначала получить текст, а затем позвонить клиенту для подробного обсуждения или установить предупреждение, чтобы выйти и им, и клиенту одновременно. Порталы бухгалтеров также имеют экраны, где они могут видеть с высоты птичьего полета пороговый статус каждого клиента.

При переходе к этим облачным решениям и обработке конфиденциальных финансовых данных, как вы решаете вопрос безопасности, чтобы обеспечить безопасную передачу, передачу файлов и хранение?

Бхансали: Это абсолютно важно. Для нас пять лет назад мы перешли на Amazon Web Services (AWS), что позволило поместить данные наших клиентов в инфраструктуру с очень высоким уровнем безопасности. Кроме того, мы выполняем шифрование всех конфиденциальных данных, от номеров социального страхования и идентификационных номеров сотрудников до банковской информации. Кроме того, мы накладываем много информационных технологий и технологий безопасности (ITS), чтобы снизить риск и сделать данные нашей системы и клиентов максимально безопасными.