Видео: How to Create a Doodle Poll - Fast and Easy Scheduling | Doodle (Ноябрь 2024)
Впервые я столкнулся с Doodle.com несколько лет назад, работая с дюжиной добровольцев над проектом. Участники были разбросаны по всему миру - в Индии, Израиле, Сингапуре, Калифорнии, Массачусетсе - и нам почему-то пришлось найти время, когда большинство из нас сможет встретиться в Интернете, чтобы обсудить проект. Один из добровольцев разослал ссылку на Doodle.com, и с тех пор даты и время встреч объединились, как по волшебству.
Doodle - это бесплатный сайт и сервис, который делает планирование так же просто, как создание опроса. Вы приглашаете людей на опрос, и они просто отмечают время, когда они готовы встретиться, основываясь на ряде вариантов, которые предоставляет создатель опроса. Это воплощение мечты об эффективности.
Но сначала краткий обзор того, как работает Doodle.com:
Джилл Даффи: Я большой поклонник Doodle, и я должен сказать, я чувствую, что я представляю его людям постоянно. Это проблема, получить слово?
Майкл Наеф: С одной стороны, у нас все хорошо. Сейчас у нас более 15 миллионов пользователей каждый месяц. Так что это потрясающий успех и очень волнующий для нас. Но, с другой стороны, потенциал все еще велик, если учесть, что почти все должны планировать в тот или иной момент.
Нашим лучшим механизмом коммуникации является инструмент, сервис, сам по себе, потому что в него встроен вирус. Вы вовлекаете других людей в платформу, планируя, потому что вы должны приглашать людей для участия в вашем опросе, который вы отправляете.
ДД: Это, конечно, как я узнал об этом. Расскажите мне о повышении производительности в том, чтобы тратить меньше времени на планирование с помощью такого инструмента, как Doodle.
МН: Это связано с недавним исследованием, которое мы провели. Пару лет назад мы провели исследование, в котором мы выяснили, сколько времени нужно людям для организации своих встреч каждую неделю. Мы обнаружили, что люди могли бы сэкономить до половины дня в неделю, если бы они могли тратить все время на организацию встреч.
Это новое исследование, которое мы использовали, чтобы выяснить, какие именно онлайн-графики помогут вам сэкономить время по сравнению с классическими средствами, такими как электронная почта или телефонные звонки. Мы обнаружили, что вы можете сэкономить до двух третей времени, которое вам нужно запланировать, просто исключив человеческую координацию из цикла и сделав весь процесс более эффективным и менее нервным.
ДД: Каково среднее количество людей в любом заданном расписании встреч?
МН: В нашем случае среднее значение составляет где-то около пяти-шести. Именно здесь вы начинаете экономить, может быть, половину времени, которое вам потребуется для планирования [по сравнению с расписанием по электронной почте или телефону], и вы экономите все больше и больше времени, участвуя в нем больше людей. На самом деле, мы видим большое количество опросов для десяти человек, от 20 до сотен человек.
ДД: Я думаю, что если у вас всего два или три человека, вам не нужен инструмент для планирования. В этот момент может быть проще просто поговорить с людьми и сэкономить время таким образом.
МН: Это часто так. Это очень верно. В случае с двумя людьми у нас есть инструмент для планирования один на один. Он называется MeetMe и работает немного по-другому. Вы публикуете свое свободное и занятое время в небольшом календаре, который публикуется по вашему личному URL на Doodle.com.
Так что в моем случае это Doodle.com/myke. Вы можете опубликовать его, и если люди захотят встретиться с вами, они могут просто пойти дальше и сделать предложения в [вашем календаре] с большой вероятностью, что у вас будет время, потому что они смогут видеть ваши свободные временные интервалы. И тогда вы можете принять, отклонить или игнорировать запрос.
Это правда, что для трех человек вы все равно можете получить результат по электронной почте или по телефону, но я считаю, что этот метод не такой быстрый, как использование такого инструмента, как Doodle.
ДД: Этот календарь соединяется с другими инструментами, такими как Outlook или Google Calendar?
МН: Да, это так. Все, что у нас есть в Doodle - у нас также есть инструмент для решения встреч с клиентами BookMe, который делает еще один шаг вперед, например, для массажной студии или еще чего-нибудь - все эти продукты предлагают интеграцию с календарем. Все это основано на той же технологии с нашей стороны. Это одно из преимуществ. Если вы когда-нибудь заполняете свой календарь, будь то Outlook или iCloud [поддержка iCloud только недавно запущена] или Google Calendar, после подключения к этим календарям вы можете использовать их во всех предоставляемых нами службах. Это сделает весь процесс более плавным и легким для вас.
ДД: Я хочу на минутку вернуться к общей картине и поговорить о производительности в целом. Репортер спросил меня на днях, одержимы ли мы производительностью, и я думаю, что это особенно верно для американцев. С 1970-х годов, когда мы освоили компьютеры на рабочем месте, мы думали, что станем настолько эффективнее, что даже получим больше времени и, возможно, даже получим четырехдневную рабочую неделю. И я считаю, что это совсем не так. Мы стали одержимы производительностью в этом стремлении работать больше, приносить больше результатов, зарабатывать больше денег для компании - мне было интересно, что вы думаете об этом.
МН: Это довольно широкая тема [смеется]! Мы переживаем это и в Европе. Я думаю, что это определенно тенденция в Соединенных Штатах, но во всех индустриально развитых странах и менталитетах, где люди также стремятся к продуктивности, к достижению цели.
Также с движением «количественной самооценки», где вы пытаетесь измерить все, что вы делаете, и пытаетесь оптимизировать. Я думаю, что есть некоторая опасность, что петли становятся все короче и короче, и это становится очень напряженным для человека. Люди должны знать, где их сильные стороны и где их пределы, чтобы они знали, когда нужно замедляться или когда ускоряться, когда это необходимо или регулярно.
С другой стороны, я думаю, что это очень позитивная тенденция, что многие из этих более утомительных задач - будь то планирование события или поиск рейса или поиск соединений в поезде, или поиск материала в Интернете - что угодно, все эти трудные задачи они становятся намного проще и помогают вам сэкономить время. Я думаю, что задача состоит в том, чтобы инвестировать сэкономленное время не только в повышение производительности, но и в повышение качества жизни лично для вас. Существует тонкий баланс между тем, сколько работы вы хотите делать, какую работу вам дает и сколько личной жизни вам нужно. И сколько нужно серой зоны между этими двумя, и это в конечном итоге очень личное решение.
ДД: Я нахожу, что все больше и больше людей предпочитают жить смешанной жизнью, чтобы они хотели, чтобы их личный календарь и их профессиональный календарь были едины. Я, конечно, часто использую Doodle для социальных целей, вероятно, больше, чем для работы. Как вы сказали, повышение производительности труда приводит к некоторому увеличению свободного времени и снижению стресса.
Однако есть и другие примеры приложений для повышения производительности, которые создают порочный круг попыток сделать вас более продуктивными, чтобы вы просто продолжали работать.
МН: Всегда есть два разных взгляда. Это частная жизнь и рабочая жизнь, и есть разговор о балансе между работой и личной жизнью. Это опять-таки очень личный вопрос: думаете ли вы, что работа и жизнь - это очень разные вещи, и необходимо ли сохранять равновесие между ними, или же сочетание этих двух областей вашей жизни должно быть в правильном ритме для вас как человек.
ДД: Расскажите подробнее об исследовании, которое вы провели. Было ли что-нибудь удивительное, что вы нашли?
МН: Мы не были удивлены самим результатом. У нас было много неопровержимых доказательств того, что Doodle помогает людям выполнять работу и помогает людям экономить время, и это было также нашим собственным опытом, когда мы использовали инструмент. [Результаты исследования] были просто более систематическим доказательством того, что это действительно так.
Что нас поразило, так это разница. Если вы посмотрите на таблицу, которая показывает, сколько времени используется, люди, которые планируют без инструмента, тратят от 90 до 120 минут, чтобы запланировать что-то с 10-15 участниками. С Doodle в этом эксперименте им требуется всего полчаса, а это огромная экономия времени, которую я бы не ожидал.
ДД: Не могли бы вы поделиться некоторыми организационными советами или практикой, которые вы лично используете? Это не обязательно должно относиться к планированию.
МН: Пару лет назад я прочитал книгу «Как все сделано». Это была очень продуктивная книга для меня. Я не использовал все методы, которые он описывает. Но одна техника, которой я придерживаюсь, состоит в том, чтобы выкинуть все из моей головы в полезные системы и надежные системы.
В настоящее время я строго работаю с календарями и списками дел. Большинство из них выводит из головы все эти маленькие задачи и освобождает мою голову для более продуктивной работы. Знание о том, что у меня есть надежная система, которая будет напоминать мне, когда нужно что-то сделать, - вот что помогло мне сделать гораздо больше, сделать мой рабочий день намного более продуктивным. Но это также освобождает мой разум. Свободный разум для свободного времени и для всего, что я делаю, вместо того, чтобы думать: «Я не должен забывать то или это».
ДД: Мой партнер - менеджер по операциям, и в любой момент в его списке дел находится от 100 до 150 задач. Он сказал мне: «Я держу самые важные в моей голове, потому что я беспокоюсь о них, а остальное я храню в электронной почте». Я пытался объяснить ему, что это стресс для него. Когда задачи не находятся в ясном месте, где вы можете их видеть, они создают стресс. Но как только вы переходите на надежную систему, которой можете доверять, вы знаете, что все будет присутствовать, когда вам это нужно.
Однако он хочет перейти на новую и более организованную систему. Я подсчитал, что у него будет около двух недель болезненного перехода. Вы испытали что-нибудь подобное? Когда вы перешли в GTD, у вас были какие-то боли при переходе?
МН: Я пережил не так много переходного периода, но я испытал умственное препятствие. До того, как я внедрил систему в свою рабочую практику, я не очень верил, что она будет работать в конце, или что я смогу ее обновлять, или что это действительно будет надежная система, которая поможет мне справиться с трудностями. и через недели. Это заняло у меня довольно много времени, пару недель, пока я не решил: «Хорошо, давайте просто попробуем». А потом я потратил один день на настройку системы. Теперь у меня даже нет папок с электронной почтой. У меня обычно просто пустая папка «Входящие», и я помещаю все важные в свой список дел. Все началось довольно хорошо.
Я даже упростил систему за пару месяцев. Сегодня это действительно очень простая система для меня. Лучшим доказательством этого является то, что большую часть дней, которые я не знаю, дел и собраний и других календарных событий, которые я планирую провести на следующий день или на следующий день после этого, потому что система достаточно хорошо организована, чтобы все сработало хорошо, и мне напомнят. Я обычно смотрю на свой календарь только утром, чтобы увидеть, что происходит сегодня.
ДД: Какие еще приложения и сервисы вы используете?
МН: Помните, что «Молоко» очень важно для меня, чтобы мои задачи были выполнены. Я использую веб-систему, а также приложение для Android, чтобы записывать все, что приходит на ум во время встречи или общения. Вместо того, чтобы пытаться вспомнить, я просто записываю это.
Другой - это Календарь Google. Все, что действительно датировано и датировано временем, там. Там много календарей, как для личной жизни, так и для работы.
