Будьте организованы: управление цифровыми семейными документами

Люди отчаянно пытаются избавиться от бумаги в своей жизни. Цифровые архивы имеют много преимуществ. Вы можете найти их эффективно. Вы можете создавать резервные копии электронных документов в нескольких местах, чтобы иметь к ним доступ в любое время и в любом месте. А обмен цифровыми документами с членами семьи, юристами и всеми, кто в них нуждается, намного проще, чем фотокопирование или отправка по факсу бумаги.

Но прежде чем вы начнете сканировать документ на дом и отправлять все свои ежемесячные счета и выписки по электронной почте, важно продумать, чего вы надеетесь достичь, перейдя на полностью цифровой формат, как различные услуги, которые могут помочь вам сделать это автоматизирует большую часть процесса. Вы также захотите точно знать, что делают эти разные решения, потому что все они дают очень разные результаты. Будете ли вы в конечном итоге довольны этими результатами, во многом зависит от ваших первоначальных целей.

Службы синхронизации файлов (решение DIY)

Вы можете довольно легко хранить и управлять семейными документами в Интернете с помощью Dropbox, Box, SugarSync или любого другого решения облачного хранилища, но у этого метода есть свои плюсы и минусы.

Плюсы. Использование службы синхронизации файлов, вероятно, дешево (вы можете легко получить 5 ГБ бесплатно) и чрезвычайно просто для определенных типов документов ( например , отдельных документов, а не повторяющихся счетов или выписок), особенно если у вас уже есть синхронизация файлов учетная запись настроена. Службы синхронизации файлов предлагают функции совместной работы, так что вы можете сделать файлы доступными для других в вашей семье или для вашего адвоката и так далее.

Cons. Если вы хотите сохранять ежемесячные счета и выписки на этот счет, это не будет автоматическим. Вам придется каждый месяц входить во все свои учетные записи и сохранять PDF-файлы локально в папке синхронизации файлов. Вы также не будете получать никаких напоминаний об этом действии, а тем более оплачивать счета. Наконец, вам нужно проверить безопасность выбранной вами службы, чтобы убедиться, что ваши документы будут в безопасности.

На самом деле, есть обходной путь для этих минусов, и это FileThis (в настоящее время в бета-версии). FileThis подключается к вашим сетевым учетным записям и сбрасывает все важные документы в хранилище, к которому вы подключаетесь. Варианты включают Box, Dropbox, Google Drive, Evernote и даже ваш собственный компьютер.

Специализированные услуги: финансы

Существует ряд специализированных служб, помогающих вам управлять документами домохозяйств без бумажного обращения, но они, как правило, служат несколько иным целям, поэтому очень важно продумать, что вам действительно нужно делать.

Например, Manilla (бесплатно) - это онлайн-аккаунт, который вы можете настроить для автоматического учета всех ваших ежемесячных выписок, а также для напоминания о необходимости оплачивать счета. Он также имеет удобную функцию, которая позволяет вам отслеживать программы поощрений, например мили для часто летающих пассажиров, и может подтолкнуть вас к действию в учетной записи до истечения срока действия ваших баллов. Manilla отлично подходит для людей, которым нужна помощь в оплате счетов вовремя, или для тех, кто хочет централизовать все эти заявления от поставщиков услуг, но это не намного больше.

Doxo похож на Manilla, собирая ваши выписки и счета, но также позволяет загружать другие важные бытовые документы, что делает его более общим цифровым шкафом для хранения документов. Мне нравится, что Doxo сочетает в себе автоматизацию, найденную в Маниле, с методом «сделай сам» сканирования и загрузки всех других ваших документов. К сожалению, у Doxo меньше партнеров, чем у Manilla, поэтому он не может подключиться к нескольким крупным провайдерам, таким как Chase Bank, Netflix, CapitalOne и нескольким другим громким именам. У Doxo есть одна интересная особенность, которой нет у Manilla: возможность экспортировать собранные вами документы в другое место, например в учетную запись Dropbox, чтобы вы могли создавать их резервные копии.

Neat, которая делает NeatDesk и онлайн-центр хранения NeatCloud (от $ 5, 99 в месяц), помогает вам сканировать и загружать бумажные документы, которые есть у вас дома. Он быстр и очень хорош в определении налоговых и финансовых документов, в частности, и вы можете классифицировать и организовать в облачной учетной записи все остальное. Neat не предлагает никакой автоматизации для повторного ввода документов, как это делают Manilla и Doxo.

Специализированные услуги: ориентированные на жизнь

TheDocSafe ($ 5, 95 в месяц) идет немного в другом направлении. Он проведет вас через длинный список семейной и личной информации, которую вы, возможно, захотите централизовать, включая множество вещей, которых вы, возможно, не имели в первую очередь на бумаге, например, информацию о чрезвычайных ситуациях. После первоначальной настройки учетной записи вам понадобится заполнить анкету, чтобы убедиться, что она охватывает все документы, которые у вас могут быть: У вас есть дом? Ты замужем? У вас есть дети? У вас есть последняя воля и завещание? На каждый из этих вопросов вы можете ввести ответы и загрузить соответствующие заголовки, документы, сертификаты и юридические документы.

Javont Vault в чем-то похожа, но предназначена для того, чтобы вы могли передать все эти детали бенефициару, когда вы умрете. Тем не менее, он прекрасно работает для безопасной централизации многих важных семейных или личных документов, пока вы живы. Вы можете провести инвентаризацию своего имущества, составить список всех идентификаторов и паролей для входа в свою учетную запись в Интернете и оставить подробные заметки близким о том, что вы ожидаете от них со всей этой информацией после вашей смерти. Javont Vault заблокирован номером социального страхования, поэтому он предназначен только для использования в США.

Самая важная часть? предусмотрительность

Самый важный шаг, который необходимо предпринять перед тем, как оцифровать и организовать в цифровом виде документы о своем домашнем хозяйстве, - это продумать, что вы хотите сделать или какую проблему вам нужно решить. Если вы начнете работать без бумаги без четкой цели или результата, ваши усилия могут быть потрачены впустую, так как многие из доступных решений предлагают очень разные услуги.