Видео: Маша и Медведь (Masha and The Bear) - Подкидыш (23 Серия) (Октября 2024)
Джефф Вайнер, генеральный директор LinkedIn, недавно опубликовал статью со своим единственным правилом, исключающим бесполезные встречи: никаких презентаций. Я понимаю, куда он идет, но это абсолютистское утверждение, и я не могу сказать, что согласен с ним в 100% случаев.
Я считаю, что лучше проводить встречи лучше понять, какую встречу вы собираетесь провести, а затем организовать себя и подготовиться к ней соответствующим образом. Выполнение нескольких простых шагов на этапе планирования собрания делает его более продуктивным для всех.
4 вида встреч
На мой взгляд, существует четыре вида встреч. Если вы никогда не задумывались о том, какую встречу вы намереваетесь провести, это может стать вашей проблемой.
Обсуждение / совместная встреча. Мозговые штурмы являются примерами дискуссий или совместных встреч. На такого рода совещаниях одна или несколько участвующих сторон могут работать над повесткой дня. Информация предназначена для нескольких людей. Совместные встречи часто также встречаются для решения проблем.
Встреча заезда. Регистрация - это регулярно назначаемое собрание, обычно вокруг определенного проекта, которое может продолжаться или иметь ожидаемую дату завершения. Ежедневные ссоры являются примером регистрации. Регистрация хороша для того, чтобы убедиться, что все вовлеченные стороны постоянно информированы о проблемах, решениях, изменениях, прогрессе и т. Д. Одним из преимуществ регулярных встреч по регистрации является то, что они часто могут быть очень короткими.
Рабочая встреча. Рабочие встречи являются личным фаворитом. На рабочей встрече вы выполняете работу, которая должна быть завершена. Это так просто. Рабочие встречи откладывают промедление в зародыше. Они часто сотрудничают. Одним из примеров того, что может быть достигнуто на рабочей встрече, могут быть программисты и заинтересованные стороны, собравшиеся вместе для внесения изменений в код (скажем, на веб-сайт или другой интерактивный продукт), которые обе стороны могут действительно точно проверить только в присутствии друг друга.
Как сделать встречи более продуктивными
1. Расписание быстро. За исключением случая управления текущим или долгосрочным проектом, я ненавижу встречи, которые запланированы более чем на две или три недели. Часто перед назначением встречи проводятся беседы между сторонами по электронной почте, телефону или лично, и я предпочитаю, чтобы эти разговоры были свежими в памяти перед встречей. Расписание слишком далеко, и соответствующая информация будет давно ушли из моей головы.
Пытаясь найти время, подходящее для ряда людей, которые не предоставляют свои календари, вы можете использовать бесплатный сайт под названием Doodle, который позволяет создать опрос, в котором люди могут указывать время, когда они свободны.
2. Используйте четкую строку темы. В приглашении на встречу наличие четкой сюжетной линии является ключом к производительности каждого. В строке темы следует указать в нескольких словах общую цель встречи. Это помогает людям узнать, прежде чем они появятся или наберут на собрании, что они должны ожидать.
Четко написанная сюжетная линия может также указывать определенным сторонам на то, что им нужно подготовить до встречи.
3. Имейте повестку дня или цели. Каждое собрание нуждается в повестке дня или списке целей. В зависимости от сложности собрания вам может не потребоваться, чтобы оно было явным, и в этом случае оно должно быть неявно указано в строке темы. Примером является «Тема: Установить состав для октябрьского номера журнала» - цель состоит в том, чтобы выполнить эту задачу на рабочем совещании.
Целью собрания по регистрации является регистрация, проверка прогресса и постановка проблем, поэтому вам, вероятно, не понадобится четкая повестка дня для таких собраний.
Дискуссионные встречи действительно выигрывают от наличия повестки дня. Каждый должен получить повестку дня до встречи. Я рекомендую включить его в поле для заметок приглашения на собрание.
Когда руководитель собрания тратит время на написание повестки дня или базового списка целей, это также помогает ей в своем уме закрепить цель встречи и то, как она будет ее направлять.
4. Определите лидера встречи. Каждой встрече нужен лидер или соруководители. В большинстве случаев лидер собрания неявно известен: это тот, кто созвал собрание или ему есть чем поделиться, в случае информационной встречи. На встрече по телефону и в видеочате (например, на веб-сайте) часто человек, который инициирует вызов.
Самая худшая встреча, на которой я когда-либо присутствовал, не имела лидера, и примерно в середине встречи я понял, что несколько вовлеченных сторон думали, что я должен был вести собрание. Это было сразу же бесит и унизительно, не говоря уже о совершенно непродуктивной. В другой безрассудной сцене я однажды созвал собрание, назначил его и полностью намеревался его провести, только чтобы другой коллега полностью его принял - тоже раздражающий.
5. Потерять технологии, но сделать демо. Да, эта статья предназначена для охвата тем, связанных с технологиями, и да, я говорю вам потерять хотя бы некоторые из ваших технологий для проведения более продуктивных встреч. Прежде чем тратить свое время на создание колоды PowerPoint, спросите себя: «Вам действительно нужна презентация вообще?» Если ответ «да», помните, что слайды следует использовать, чтобы привлечь людей и укрепить ваши позиции, а не делать их для вас. Звездные салфетки никого не впечатляют, и никто не хочет смотреть видео, когда они приходят, чтобы услышать, как вы говорите, или обсудить с вами.
Если у вас есть продукт или услуга, чтобы показать себя, продемонстрируйте, как это работает! Не показывайте фотографии или видео этого. Дайте им настоящего Маккоя.
Если вы хотите предоставить определенную информацию каждому участнику собрания, включая фотографии и видео, отправьте ее им до собрания, чтобы они могли ознакомиться с материалом, который в любом случае будет более продуктивным для всех. Тогда вы сможете потратить время на то, чтобы разобраться в сути дела, и, вероятно, гораздо быстрее.
